更新契約書が未返送
テナントの契約更新期日が近づいたら管理会社からテナントに対して通知しますが、更新するにもかかわらず同封の契約書の返送がない場合があります。数年前のコロナ感染の影響で対面から郵送で済ますことが増え、こんなトラブルが多くなっています。
こんな時には、テナントに対して電話やメールで直接返送を促す通知を行い、手続きが進むよう根気よく対応するしかありません。
目次
【忘れていた】
テナントが契約更新期日を忘れており、管理会社からの通知を見逃してしまったため、契約書の返送が遅れてた。
【意図的な遅延】
意図的にテナントが契約書の返送を遅らせた。例えば、家賃交渉の余地を探る目的で時間稼ぎのために返送を引き延ばしていた。
【契約条件の不満】
テナントが契約条件に不満を抱いており、その条件を管理会社と再交渉するため返送を拒否していた。
テナントが契約更新期日を認識しておらず、管理会社からの通知を見逃してしまう。また、契約条件の再交渉の余地を模索するために時間を稼ぐ、返送を拒否するケースはよくあることです。
都度、管理会社は各ケースに応じて適切な対応策を検討し、問題解決に向けた努力を行うことが重要となります。
信頼関係があれば未返送はなくなる
次の対策を通じて、管理会社は契約更新期限における問題を最小限に抑え、テナントとの信頼関係を維持しながら、スムーズな契約更新プロセスを推進します。
【忘れていた場合】
契約更新期日の通知をより早い段階で送付することが重要です。また、複数の通知手段（メール、電話、書面）を使用して確実にテナントに届くようにします。さらに、テナントが日常業務で忙殺されている場合に備えて、通知を受け取ったか確認するためのフォローアップも検討します。
【意図的に遅延する場合】
契約書の返送を遅らせている理由を理解し、テナントと直接対話して交渉の余地や問題点を把握します。迅速にコミュニケーションを取り、交渉の進捗状況や契約条件の詳細を明確にすることが重要です。また、問題解決までの明確な期限を設定し、その期限を過ぎた場合の法的措置についても準備します。
【契約条件に不満がある場合】
テナントの不満や要望を真摯に受け止め、管理会社として可能な限りの対応を行います。具体的には、再交渉の余地があるかどうかを検討し、条件の修正や合意案を早期に提案します。テナントとの建設的な対話を通じて、双方が納得できる解決策を模索します。
管理会社の立場である大鵬管財株式会社としては、24時間対応の連絡手段を確保。迅速かつ適切な対応を取ることでリスクを最小限に抑え、ビルの運営とオーナー様の利益を守ることに努めます。
大鵬管財株式会社では、ソシアルビルの専門的な管理を通じて、オーナー様の資産価値向上と効率的な運営をお手伝いしています。
緻密で柔軟な管理運営
経験豊富なスタッフが、ビル運営から保守管理まで一貫して対応。各テナントのニーズに合わせた柔軟な対応と緊急時の迅速なサポートで、テナントの満足度を最大化します。
最適化されたコスト管理
省エネ対策や効率的なメンテナンス計画により、無駄の排除とコストの最適化を目指し、オーナー様の収益性を高めます。
最新テクノロジーを活用
遠隔防犯カメラを導入することで、リアルタイムにモニタリングを行い安全とビルのイメージアップにも貢献します。
法規制対応とリスク管理
常に変化する法規制に迅速に対応し、リスクを最小限に抑えるためのアドバイスと実行をお約束します。テナントの安全とオーナー様の資産保護に全力を尽くします。
「ビル管理のことならご相談は無料！」
今すぐお問い合わせいただき、貴社のビル管理の課題をお聞かせください。私たちが全力でサポートいたします！
大鵬管財株式会社
〒115-0045 東京都北区赤羽1-1-6 赤羽駅前第2ビル3F
